Письма родителям

Письма родителям

Письма родителям Статья Савченко И.А. о том, как правильно построить и написать письио родителям ученика вашего класса. Реквизиты письма

Желательно писать письмо на бланке школы (если, конечно, это возможно).
В письме должны быть указаны:
- дата отправки,
- обратный адрес и/или телефон, по которому родитель мог бы связаться с вами
- приветствие,
- ваши полные фамилия, имя и отчество (в качестве подписи после текста).

Языковой стандарт письма

Типовой текст может строиться на основе не только стандартных фраз, но и стандартных предложений:
В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.
Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по ………...

Фразы-клише могут представлять собой




1. мотивацию речевого действия
В соответствии с заключенным договором ….
В соответствии с предварительной договоренностью ….
В связи с поступившим заявлением …..
В связи с изменениями в режиме работы школы ….
В связи с проведением плановых мероприятий (экскурсии, поездки и т.д.)….


2. устойчивую речевую формулу ввода информации
С удовольствием сообщаю Вам ...
Просим принять решение о...
Просим принять приглашение на...


3. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.п.
Уважаемые родители!
С уважением ….


Речевая ситуация и стандартные средства языка

В приведенных ниже примерах выделены основные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа успеха в общении, она подается через глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем и т.п.


Речевые цели связаны с необходимостью:
(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
(б) побудить к действию - решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
(в) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.

Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.

В связи с изменением цен на услуги охранного предприятия просим Вас привести в соответствие с новыми тарифами расчеты за январь 2006 года.

При этом мотивация должна быть достаточной, а речевое действие должно быть представлено в убедительной и вежливой форме.

Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее...
С удовольствием сообщаем Вам...
Требуем незамедлительно погасить задолженность...


Цель, предполагающая информирование адресата, как правило, достигается с помощью формулы, непосредственно вводящей сообщение.

Сообщаем Вам...
Отвечаем Вам настоящим письмом...
Ставим Вас в известность...
Информируем Вас о...


Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяет выбор слов

Позвольте сообщить Вам...
Мы с удовольствием сообщаем Вам...
Примите к сведению...
Доводим до Вашего сведения...


Приведенные выше стандартные выражения примерно однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором - официальность, административное давление.

Инициативные письма требуют ответа. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10-12 дней.




Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:
- письма-требования,
- письма-предупреждения,
- благодарственные письма,
- письма-сообщения,
- письма-напоминания,
- письма-заявления,
- письма-приглашения,
- письма-предложения (представления).

Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:

Отвечаем на Ваш запрос о времени работы логопеда в нашей школе...
Позвольте предложить Вам...
Прошу Вас переслать ...


Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

1. повторение просьбы;
2. причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
3. констатация отказа или отклонения предложения.

Например, На Вашу просьбу о дополнительных занятиях по математике с Вашим сыном сообщаю, что в настоящее время с ним проводятся занятия психолога. Специалист не рекомендует создавать дополнительную нагрузку ребенку до окончания своих занятий. Поэтому дополнительные занятия по математике пока организованы не будут.

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:

С нетерпением ждем Вашего письма.
Просим ответить по возможности скорее.
Просим ответить в двухнедельный срок.
Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.


Композиция деловых писем

Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов - содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта содержания в сложном письме обычно начинается с нового абзаца. Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:


1. Просим...
2. Также просим...
3. А также просим...

1. Сообщаем...
2. Одновременно сообщаем...


Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как состоящая из двух частей: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга, т.е. композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:

1. обоснование актуальности запроса;
2. содержание запроса;
3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
4. формулирование гарантии

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

Во-первых...
Прежде всего...
Во-вторых...
Затем...
В-третьих...
В заключение...
Переходя к следующему вопросу...
Что касается вопроса о...
Учитывая все вышесказанное...
Исходя из вышесказанного...
В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...
Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...
В заключение выражаем надежду на...
В заключение хотим напомнить Вам о...


Использование языковых формул и характеристика писем

Почему мы используем выражение "составление письма", а не "написание письма", если речь идет о регламентированных, стандартных письмах? Стандарт, как мы уже говорили, обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых формул-заготовок, которые можно "составить", т.е. расположить в строго определенной последовательности, создается текст делового письма.

Первой частью любого, письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину

По причине задержки оплаты...
В связи с неполучением ...
Вследствие изменения цен на ...
Учитывая, что показатели успеваемости снизились на...
Учитывая значимость изучаемой темы ...


При ссылках

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
В ответ на Ваше письмо (запрос)...
В соответствии с нашей договоренностью...
На основании нашего телефонного разговора...
На основании устной договоренности...
Согласно постановлению правительства...
Согласно Вашей просьбе...


Указание на цель

В целях скорейшего решения вопроса...
В целях выполнения распоряжения...
Для согласования спорных вопросов...
Для согласования вопросов участия...
Для решения спорных вопросов...
Во избежание конфликтных ситуаций...
С целью ознакомления с... высылаем Вам...


Приведенные выше стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глаголом. Причем глагол не только обозначает действие, но и является действием, с помощью которого автор письма реализует свои цели и намерения. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы и, следовательно, текста письма в целом. Это особое речевое действие, носящее официальный декларативный характер. Вот почему так важно отправить информацию в письменной форме (приглашение, например), даже если она передана в устной форме.

К таким речевым актам относятся:

• (1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• (2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• (3) подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• (4) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• (5) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• (6) напоминания: напоминаем;
• (7) предложения: предлагаем.

Самым употребительным и многофункциональным является глагол "просить". Он включается в тексты деловых писем почти всех тематических групп: письма-просьбы, письма-предложения, письма-приглашения, письма-требования, запросы, напоминания и т.д. Это объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа:

Прошу оплатить услуги...
Прошу принять наше приглашение...
Просим немедленно погасить задолженность за ...
Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.
Уважаемый посетитель!
Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.

Добавление комментария

Полужирный Наклонный текст Подчёркнутый текст Зачёркнутый текст | Выравнивание по левому краю По центру Выравнивание по правому краю | Вставка смайликов Вставка ссылкиВставка защищённой ссылки Выбор цвета | Скрытый текст Вставка цитаты Преобразовать выбранный текст из транслитерации в кириллицу Вставка спойлера
Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив
Сбросить